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Cómo Llevar a Cabo Una Sesión De Capacitación Virtual Eficaz

Índice del contenido

Hay una razón por la que tantos artículos, reflexiones y memes sobre las video llamadas han estado circulando los últimos 2 meses. Muchos de nosotros únicamente vemos a otras personas fuera de nuestra casa en videollamadas, lo cual es un gran reto. Muchos miembros de nuestra red están girando en torno a reuniones virtuales, conferencias y sesiones de entrenamiento mientras nos adaptamos y entendemos cómo es nuestra nueva normalidad.

La buena noticia es que TTI SI está aquí para ayudar con esas transiciones, sabemos que también necesitas ayuda para facilitar entrenamiento y sesiones en línea.

El futuro del lugar de trabajo y de la capacitación puede ser incierto. Sin embargo, es seguro decir que la capacitación virtual está aquí para quedarse, y sólo se hará más popular en el futuro.

¿Cómo Cambia Virtualmente El Papel De Un Facilitador?

He sido facilitadora de cursos durante los últimos 18 años, y he dirigido la capacitación de forma virtual durante los últimos 11 años. Ha habido muchos cambios en la tecnología y en las mejores prácticas, así que estoy aquí para ayudarte a empezar con el pie derecho.

Hoy, el papel de facilitador es el mismo. Me gusta tomar un enfoque de facilitación, más que un enfoque de entrenamiento. En mi opinión, los instructores están dando instrucciones muy técnicas, como los facilitadores están apoyando el crecimiento y el aprendizaje de los alumnos, mientras promueven una mentalidad de crecimiento y el intercambio de ideas. La facilitación es una conversación, no un dictado.

¿Cuáles Son Los Desafíos De La Capacitación Y La Facilitación Virtuales?

No Hay Pistas Físicas

Cuando las personas están juntas y en persona, es mucho más fácil captar los rasgos de comunicación no verbal. Esas pistas se eliminan cuando se entrena virtualmente. Business Insider comparte que el 55% de su presentación es no verbal. Aunque puedes priorizar tu propio lenguaje corporal y el contacto visual en una videollamada, va a requerir mucho más trabajo.

Integrando El Elemento De La Tecnología

Este es el mayor cambio al que nos enfrentamos. Si no eres experto en tecnología, tienes que ponerte al día, rápido. Algunas personas son fabulosas entrenadoras en persona, pero les cuesta controlar una habitación y comunicarse efectivamente en línea. ¡No puedes confiar sólo en el carisma si no sabes cómo usar tus herramientas y manejar los diferentes elementos.

Esto es lo que puedes hacer para llevar a cabo una facilitación efectiva en línea.

Practica Tu Tecnología... Luego Practica De Nuevo

No puedo exagerar la importancia de estar cómodo con la tecnología. Si no te sientes cómodo con tus habilidades técnicas, no vas a tener éxito.

La solución aquí es simple: ¡práctica! Antes de cualquier entrenamiento, llama a un amigo o a un ser querido y repasa los materiales, las pantallas compartidas y cualquier otro truco que tengas bajo la manga. Zoom tiene muchos recursos que compartiré más adelante, pero debes sentirte cómodo usándolos si quieres que tengan un efecto fuerte.

Incluso practicar con el del micrófono silenciado, prender y apagar la cámara es una gran idea. Si no tienes una funda para la cámara del portátil, ahora es un buen momento para conseguir una para que no te pillen desprevenido.

Utiliza Todos Tus Recursos

Esto puede estar fuera de tu zona de confort, pero la buena noticia es que puedes aprender las habilidades que necesitas. Hay toneladas de recursos en línea para cada plataforma de video. Yo personalmente uso Zoom al máximo, y tienen una robusta biblioteca de recursos para ayudarte a usar sus herramientas de manera efectiva.

¡Aquí están algunas de mis herramientas de facilitación favoritas que están incorporadas en Zoom!

Usar La Pizarra

¿Echas de menos la colaboración y la lluvia de ideas sobre la marcha? La función de pizarra del Zoom puede ayudarte a ponerte en sintonía con tu creatividad. Esta característica te permite escribir y compartir en una pizarra virtual.

Dividirse en Grupos De Discusión

Si está realizando un gran entrenamiento y desea utilizar un ejercicio que funcione mejor para grupos más pequeños, utilice la función de salas de descanso del Zoom. Puedes planificar tus grupos con antelación o puedes crear salas de descanso sobre la marcha. Esto permite que los grupos pequeños trabajen en privado en un ejercicio o discusión. Como facilitador, puedes unirte a los diferentes grupos y dejarlos para comprobar su progreso y ayudar cuando sea necesario. 

Cambie Su Fondo

El Zoom tiene una función muy útil para cambiar el fondo de la pantalla. Esto puede ser una oportunidad para divertirse en una llamada, ¡pero también es una oportunidad de marketing! Compartir tu logo y marca en tu fondo es una gran manera de lucir profesional con un poco de esfuerzo. (Ventaja adicional: si tu oficina está desordenada, ¡nadie lo sabrá!).

¡Consigue Su Atención, Y Luego Mantenla!

Mientras entrenas virtualmente, no puedes confiar en ser capaz de leer la habitación o captar el lenguaje corporal. No tienes control sobre el medio ambiente; estás luchando contra cada distracción en sus casas, sus teléfonos, niños, mascotas, correo electrónico y cualquier otra cosa. Ya que no puedes controlar el ambiente, necesitas ser mucho más directo de lo que normalmente podrías ser.

“Utilizo los nombres con mucha más frecuencia que en persona, para mantener a los asistentes ocupados y en alerta. Comprender las implicaciones neurológicas subyacentes de nuestras interacciones sociales puede significar la diferencia entre los rechazos y la aceptación”, dijo el Dr. Ron Bonnstetter, Vicepresidente Senior de Investigación y Desarrollo de TTI SI. Si quieres más información sobre cómo se ilumina el cerebro cuando alguien escucha su propio nombre.

También miro directamente a mi cámara, así que los miro directamente a ellos. Tu reacción inicial mientras estás chateando por video es probable que mire a tu pantalla, pero esto evita el contacto visual directo. ¡Es un pequeño cambio, pero tiene un gran impacto!

Prepárese Para El Éxito Estableciendo Límites

Este paso es crucial para que el entrenamiento tenga éxito. Cada equipo se está ajustando mientras trabaja a distancia durante las últimas semanas, especialmente si es la primera vez que su equipo ha trabajado desde casa.

A estas alturas, es probable que ya hayan tenido su cuota de videollamadas caóticas. Es fácil pisar los pies, hablar con los demás, luchar contra un retraso o cualquier otro tipo de problemas. También sé que, en mis experiencias pasadas como facilitador, he tratado con preguntas inapropiadas o descarriladas que han desviado la sesión.

La buena noticia es que es fácil evitar esos temas construyendo la sesión alrededor de límites. Normalmente tengo tanto el vídeo como el chat desactivados para todo el grupo. Puedo controlar un canal de chat privado donde aparecen todas sus preguntas, y luego leo esas preguntas en voz alta y las respondo para todo el grupo. Esto me permite filtrar las preguntas y mantener el entrenamiento en marcha.

Obviamente, si estás facilitando una sesión informativa de equipo y el grupo se conoce, las cámaras deben estar encendidas y la comunicación puede estar abierta. Es una buena práctica tener a todos silenciando sus micrófonos mientras no hablan en una llamada, así que anima a que lo hagan desde el principio.

Por último, ¡no teman apagarlo si hay un comportamiento problemático en una llamada! Usted tiene el control. Si alguien continúa interrumpiéndote a ti o a otros, agradécele por compartir y luego pídele otras ideas. Simplemente decir, “Volvamos al camino” y pasar al siguiente punto es normalmente efectivo. Documente las preguntas y los temas que deben ser tratados en una sesión diferente, y comparta que lo está haciendo. De esa manera, sus asistentes se sienten escuchados y usted tiene la oportunidad de mantener a todos en la tarea.

Si te sientes abrumado por la gestión de todas estas partes móviles, consigue un moderador en la llamada contigo. Esta persona puede monitorear el chat, ayudar con problemas técnicos y ayudar a mantener al grupo en la tarea según sea necesario. Una vez más, ¡asegúrate de que estén practicando juntos de antemano!

Avance Con Un Mejor Entrenamiento Virtual

El entrenamiento virtual no siempre será nuestra única opción, pero su popularidad no hace más que aumentar. Al agregar estas habilidades a tu caja de herramientas, estarás mejorando tu conocimiento como entrenador en general. Espero que estos consejos te ayuden a conquistar cualquier temor sobre el entrenamiento virtual y a avanzar con confianza.

Si tienes algún comentario o idea sobre estos métodos, ¡compártelo con nosotros en los medios sociales! Me encantaría continuar esta conversación y asegurarme de que cada entrenador tiene las habilidades que necesita para prosperar, ahora y en el futuro.

 

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